Déploiement de la Gestion Electronique des Documents

Afin d’optimiser le traitement des flux entrants de courriers, le groupe AG2R La Mondiale a souhaité étendre l’usage de la GED (gestion électronique des documents) à l’ensemble des courriers du périmètre retraite-complémentaire.

Les enjeux étaient les suivants :

• Mettre en place sur les différents lots métier un processus de traitement des courriers répondant au besoin des services de gestion
• Mettre en place une nouvelle organisation permettant de traiter et de piloter au mieux les nouvelles activités
• Accompagner les collaborateurs de la logistique dans la transition vers des activités réalisées sur des nouveaux périmètres, avec des nouveaux modes opératoires

Aneo a contribué aux actions de cadrage du projet, à l’accompagnement au changement et a assuré le pilotage du projet.

Afin de collecter les besoins et de définir sur chaque lot métier un processus cible, les différentes typologies de courriers ont été recensées et une analyse comparative des processus a été menée.

Plusieurs scénarios d’implémentation dans l’outil de vidéocodage KOFAX ont été réalisés, puis arbitrés.

En collaboration avec la direction logistique, l’organisation cible permettant au mieux de traiter les flux a été définie (dimensionnement, localisation des équipes, processus, conventions de service).

Un plan d’accompagnement au changement a été déployé afin d’aider au mieux les collaborateurs de l’équipe logistique à passer d’une activité parfois 100% manuelle a un traitement totalement informatisé.

Enfin sur l’ensemble des lots du périmètre, Aneo a coordonné le déploiement de la solution avec l’ensemble des services impliqués.

La plus value d’Aneo a été de proposer une démarche itérative et orientée client qui prend sa source dans l’acculturation à l’agilité des consultants du cabinet.