Perte de sens, besoin de renforcer le sentiment d’appartenance… : voilà ce qui ressortait du ‘True place to work’, une enquête de satisfaction interne créée par OCTO pour répondre plus spécifiquement aux enjeux et questions des collaborateurs (les ‘Octos’). Soucieux de répondre au mieux aux attentes de ses collaborateurs, le cabinet décide en 2014 d’expérimenter une nouvelle organisation en tribus en 4 mois. Et ça marche… On vous dit tout !
Une quinzaine de personnes (directeurs, managers et consultants) se penchent sur la question : comment redonner plus de sens et d’appartenance aux Octos ? Les 400 collaborateurs à cette période ont émis le souhait très vif d’appartenir à des équipes plus petites et davantage focalisées sur leurs centres de compétences ou d’expertise. Le groupe de réflexion s’insipire alors du livre ‘Tribal Leadership’ et propose aux Octos de créer des équipes auto-organisées de 4 à 10 personnes motivées par un projet ou challenge commun.
Pour ce faire, il fallait impliquer en amont l’ensemble des Octos. Ce travail d’organisation et de consultation a pris environ 4 mois : design du processus de vie d’une tribu et de sa performance, calcul du bonus collectif, instance de gouvernance… Le fruit de ce travail a vu le jour à son lancement officiel en avril 2014.
Ce qui a été le plus challengeant pour cette mise en œuvre en si peu de temps c’est de complètement changer nos automatismes et ce, collectivement. Même après 12 ans, je suis toujours impressionnée par la résilience dont fait preuve OCTO - Nelly Grellier, Partner chez OCTO
En effet, le souhait de tester rapidement, s’adapter et d’améliorer collectivement une proposition est ancré dans la culture OCTO. L’important a été de laisser les consultants se responsabiliser, s’auto-organiser en fonction de leurs affinités et de constituer leurs équipes sur les expertises innovantes de leurs marchés. La démarche a été poussée encore plus loin : le leader de la tribu est élu par son équipe… et non désigné par la direction.
Mais concrètement, qu’entendons-nous par « tribu » ?
4 pré-requis ont été identifiés pour mettre en place une tribu :
- Une équipe auto-organisée de 4 à 10 personnes (la limite de 10 n’est plus valable à l’heure où nous écrivons cet article).
- Un sujet qui fait sens pour Octo et ses clients : Big Data, UX, Blockchain…
- Un leader qui est le point d’entrée de la tribu : responsable du bon fonctionnement de l’équipe, il manage les membres de la tribu
- Un challenge commun à la tribu : créer une nouvelle offre, devenir la meilleure équipe de Data Scientists de Paris…
Comment fonctionne une tribu au quotidien ?
Pour qu’une tribu naisse, le projet est soumis au comité de direction qui déclenche ou non sa création. Cela peut être fait à tout moment, et chacun peut changer de tribu comme il le souhaite. Une tribu peut aussi se faire incuber par une autre tribu ou bien même mourir… sans que cela soit stigmatisant ! Chez OCTO on teste, on ré-ajuste, bref on adopte une démarche agile en interne.
Une fois qu’une tribu nait, les membres travaillent de manière autonome : ils définissent la raison d’être de la tribu, formalisent leur projet, communiquent et organisent des événements. Chaque leader élu choisit un senior manager qui l’aide à le faire grandir et le coache sur le projet à mener.
La vie d’une tribu est composée de rituels : les membres d’une tribu se retrouvent ensemble environ une fois par mois pour s’aligner par exemple sur une orientation du projet, leur projet R&D, échanger, faire passer des messages, écrire un livre sur une expertise ou la vision de la tribu… Au quotidien, les membres d’une tribu font des points d’équipe réguliers, s’organisent via des outils de collaboration comme Trello ou Slack.
Enfin, tous les 4 mois, le leader de tribu revoit avec le comité de direction l’avancement du projet : points sur les objectifs fixés, partage des réussites, appel à l’aide (besoin de profils, besoin de temps pour reformuler l’offre)… Des questionnaires réguliers sont aussi envoyés pour mesurer le taux de bonheur (mensuels et tous les 6 mois).
Deux ans après, le bilan est plus que positif !
Le turnover a baissé de 8 points les réponses aux appels d’offre qualifiés sont plus rapides, les clients sont rassurés par l’expertise de chaque tribu. La R&D et le mentoring sont favorisés, le sentiment d’appartenance et le sens au quotidien sont revenus, la communication externe amplifiée, le recrutement est facilité car plus lisible et l’intégration des nouveaux arrivants se fait de manière plus fluide. Enfin, des leaders se sont révélés !
Depuis, les tribus ont évolué : elles ne sont plus limitées à 10 personnes. OCTO regroupe près de 630 employés et doit adresser plusieurs enjeux : sur-sollicitation des leaders, croissance des tribus (certaines comptent désormais plus de 40 membres), un certain immobilisme des collaborateurs qui peut nuire au transfert de compétences entre les tribus, nécessité de rendre l’offre OCTO plus globale et lisible et non apparaître comme une somme d’offres OCTO… Et cela sera sans doute facilité par la Guild, tribu qui rassemble les forces vives « business » du cabinet et porte l’ensemble des relations avec les clients OCTO : elle centralise leurs demandes, leur accompagnement et l’ensemble des interactions sur leurs projets.
Pour faire face à ces difficultés, la création de « Triade » a été mise en place. Deux ou plusieurs tribus travaillent plus régulièrement ensemble : répondre à un appel d’offre, favoriser le travail commun entres expertises ou booster la R&D. Pour favoriser la montée en compétences, un Open Mercato est là toute l’année : chaque collaborateur peut choisir sa tribu et son manager.
Aujourd’hui, l’enjeu pour Octo est de conserver cette organisation mais de favoriser encore et toujours le déplacement de collaborateurs entre les tribus et de construire des ponts entre elles avec l’aide de la Guild.
